1.Une bonne communication, un préalable indispensable pour l’élaboration de tout projet …
Vous devrez :
• Contacter un intervenant rapidement et le convaincre de vous accorder un rendez vous.
• Rencontrer un sponsor et le convaincre de vous soutenir.
• Animer un débat, une conférence et y faire des interventions intelligentes.
Mais aussi … :
• Apprendre à bien exprimer vos idées, faire partager votre point de vue, argumenter pour amener une décision en votre faveur.
• Avoir des astuces pour éviter les conflits de communication que vous rencontrerez dans vos relations professionnelles, ou familiales…
• Apprendre à créer des relations de qualité avec les personnes que vous allez contacter, qui a priori n’ont ni de temps à leur consacrer, ni d’intérêt particulier à leur rendre service.
• Donner une image positive de l’école aux personnes qui vont être contactés par les étudiants.
• Présenter les « trucs et astuces » pour animer un débat/ une table ronde, & pour être un auditoire intelligent.
- Comment séduire, gagner le cœur et la sympathie d’un intervenant, comment le mettre à l’aise et le faire parler de manière intéressante.
2. Définitions & Règles de Bases :
Qu'est-ce que la communication ?
1.Une émission de message ;
2.Une Réception de message ;
3.À un moment donné ;
4.Dans un lieu donné.
Exemples de communication:
• Je te donne oralement une information que tu écoutes.
• Je te parle de travail alors que tu penses à des soucis personnels.
• Je t’écris un mot maintenant que tu lis plus tard.
• Au café, je te racontes mes problèmes personnels.
• Au travail, je te parle pendant 30 mn de mes enfants.
• Je te parles de problèmes professionnels importants et compliqués à régler, en fin de journée, à 19H00 alors que l’on est fatigué, et la famille nous attend.
Constats préliminaires :
• La communication orale : 50 % des formes de communications humaines (le reste étant la communication écrite, visuelle, tactile, olfactive…, le SOURIRE).
• Dans l’entreprise et dans la vie, 50% des problèmes à gérer proviennent d’une communication orale non optimale (le reste consistant en des difficultés techniques, commerciales, juridiques, DES REALITES A AFFRONTER… ).
• Pour réussir les projets que l’on entreprend (embauche, travail, couples, amitiés, carrière, famille), nous devons savoir atteindre le cœur de nos interlocuteurs pour gagner leur sympathie, leur affection, en un mot les séduire, pour qu’ils répondent favorablement à nos requêtes.(vs Piston).
- D’où l’importance de bien maitriser les techniques de communication orale.
Objectifs :
- Maîtriser les techniques de communication orale permet de:
• Maximiser ses chances de réussir ce que l’on entreprend avec les autres,
• Transmettre son message le plus clairement et le plus rapidement possible
• Gérer au mieux, dans le temps, la relation aux autres, en apprenant à gérer les incidents de parcours.
Que faire pour qu'une communication soit réussie ?
Il faut :
1. Structurer le message émis (30%)
2. Être en posture, en état d’écouter / de recevoir le message (50%)
3. Choisir le bon endroit (10%)
4. Choisir le bon moment (10%)
Une mauvaise communication, est très souvent due à une mauvaise écoute
A RETENIR IMPERATIVEMENT
1. Comment mieux écouter ?
1. Je fais l’effort de me concentrer sur ce qu’on me dit sans chercher à répondre.
2. Se donner quelques secondes de réflexions entre les échanges pour nous permettre de réfléchir à bien présenter sa réponse.
3. Je fais l’effort de me mettre à la place de mon interlocuteur pour comprendre son point de vue, et la situation dans laquelle il se trouve, POUR bien lui répondre.
4. Quand quelqu’un me parle, je réussis à évacuer les pensées qui me traversent l’esprit à ce moment-là.
5. J’accepte que l’avis et les paroles de l’autre puissent m’influencer, et que je puisse changer d’avis.
2. Comment mieux formuler votre message ?
• Vous assurer que vous avez bien compris ce que dit votre interlocuteur, ce qu’il demande précisément, en posant des questions.
• En prenant le temps d’intégrer ses informations dans votre réflexion
• Prendre le temps de construire la réponse dans sa tête avant de la prononcer
• Démontrer par étape en s’assurant à chaque fois de la compréhension de son interlocuteur (on est d’accord jusque-là ?)
• Parler lentement pour laisser à son interlocuteur le temps d’assimiler sa réponse
• Ne pas avoir honte de dire « Je ne sais pas » au lieu de dire n’importe quoi. Preuve de sincérité et de professionalisme.
- MARQUER DES PAUSES, ALLER DOUCEMENT ET REPONDRE CORRECTEMENT EST PREUVE D’INTELLIGENCE.
3 et 4. Choisir le moment et l'endroit...
• C’est essentiel :
1. Le temps (aussi bien pour celui qui émet ou qui reçoit)
1. En fonction de ses engagements / Rendez-vous / Réunion en cours…
2. En fonction de l’humeur de la personne, il vaut mieux reporter…
3. En fonction du jour et de l’heure (éviter le lundi matin, le vendredi après-midi).
- Toujours poser la question « Est-ce que je ne vous dérange pas? ».
2.L’endroit ( donne plus ou moins d’importance au message et donc conditionne l’écoute)
1.Dans un couloir/ dans la rue vs dans le Bureau de notre interlocuteur.
2.Des choses que l’on peut demander au tél., d’autres en face à face.
3.Devant la télévision ou dans la chambre des parents.
- Pour bien passer son message, il faut choisir les conditions optimales à son émission et à sa réception.
Quand faut-il privilégier l’écrit…?
• A l’oral, beaucoup de contraintes :
1. Effort simultané d’écoute et de réception du message de 2 personnes.
2. Les 2 personnes vivent le moment et l’endroit de l’échange différemment.
-Très souvent la communication n’est pas optimale.
• A l’écrit, d’énormes avantages :
1. MOMENT & LIEU: Vous choisissez le moment et l’endroit pour écrire.
2. FORMULATION: Vous vous imposez de clarifier vos idées avant de les écrire et corrigez la formulation si elle ne reflète pas votre idée.
3. MOMENT: La personne qui lit choisit le moment & le lieu de la lecture.
4. RECEPTION : La personne qui lit se concentre à l’idée de devoir lire. On peut relire pour mieux comprendre le message.
5. GAIN DE TEMPS :La disponibilité simultanée de 2 personnes n’est pas requise d’où un gain de temps important.
6. Le récepteur et l’émetteur, peut archiver ou diffuser le message, en temps et en lieu utiles, alors que les paroles s’envolent et font l’objet de contestation.
- Pour l’échange d’information unidirectionnel, L’écrit est un bien meilleur moyen de communiquer. (1000 fois mieux!)
Astuces
Astuce N°1
Surtout bien choisir son temps et son support…
- Souvent, le récepteur n’a ni le temps, ni l’envie d’écouter ce qu’on lui raconte, encore moins les détails.
Exemple : L’appel téléphonique et la prise de rendez vous .
- Le récepteur doit d’abord confirmer sa disponibilité, faire votre connaissance, découvrir votre attendre,
- Le récepteur doit se remettre dans le bain.
- Aller à l’essentiel, puis détailler ensuite, si on nous pose la question.
- Introduire toujours le contexte ou le dossier avant de se lancer dans des explications
Astuce N°2
Positiver, positiver et toujours positiver… Faire des compliments…
Exemple : Vendre un événement, gérer un incident, présenter un invité ou une entreprise.
- Dans la communication verbale, et surtout en public, il faut éviter d’être négatif, agressif. Il faut faire en sorte d’éviter de dire les choses désagréables.
- Toujours positiver et ne jamais faire sentir un sentiment négatif.
Astuce N°3
La politique des petits pas (préparation psychologique).
Exemple : L’invitation à participer à une conférence, ou à subventionner une opération
- Commencer par demander à son interlocuteur, des choses simples qu’il est très probablement susceptible d’accepter, et demander ce que l’on souhaite vraiment à l’issue de trois requêtes acceptées
- Mettre l’interlocuteur en posture d’accepter les premières choses qu’on va lui demander…
Astuce N°4
Le sourire et la politesse : Le 4ème pouvoir…
• Flatter, faire des compliments, encourager l’interlocuteur, permet d’avoir une meilleure écoute.
• Exemple : « Comme tu viens de le dire… »
• Multiplier les « merci », même pour rien, ça fait plaisir et cela permet de beaucoup fluidifier les échanges.
• Le « Oui, tu as peut-être raison, mais… » pour dire exactement le contraire de ce qu’il vient de dire, permet de réorienter l’interlocuteur mieux que « C’est faux, tu as tort, tu te trompes… » qui braque l’interlocuteur.
Astuce N°5
Faire la différence entre la personne et le comportement.
Exemple :
« TU T’ES TROMPE. TU AS PRIS UNE MAUVAISE DECISION. TU ES NUL ».
Il vaut mieux dire, même si c’est moins juste, mais humainement plus acceptable :
« Cette décision que nous avons prise n’est peut-être pas la meilleure, elle n’a pas donné de bons résultats, il faudrait peut-être… »
Astuce N°6
Poser des questions à l’issue d’un débat
SURTOUT éviter d’exposer longuement son point de vue, en cherchant à contredire un intervenant, et sans poser de questions…
- C’est ce que fait le plus souvent un auditoire, ce qui énerve et donne une image négatif forte de celui qui intervient.
RECOMMANDATION : Prendre le temps (3/5 mn de mettre de l’ordre dans ses idées, et de formuler sa pensée en une question simple de moins de 30 s et la répéter 2 fois ds sa tête (ou l’écrire) avant de lever la main pour intervenir.
- Commencer par remercier très rapidement l’intervenant pour « la qualité de sa prestation », et poser sa question PUIS ajouter éventuellement un ou deux éléments nouveaux qu’on souhaite ajouter. Max 1mn.
Astuce N°7
Exemple :
« LE TRAVAIL QUE J’AI FAIT EST EXCELLENT, C’EST GRACE A MOI QUE… »
- Cela dérange les autres, crée des jalousies, qui vont porter tort ensuite. Il vaut mieux dire :
« GRACE A VOS CONSEILS, ET A NOS EFFORTS, MON EQUIPE ET MOI, NOUS AVONS REUSSI A FAIRE… »
- Partager avec les autres nos succès et partager avec les autres leurs échecs, pour être agréable
- Créer un sentiment de solidarité pour le succès, partager les responsabilités pour les échecs.
Vous devrez :
• Contacter un intervenant rapidement et le convaincre de vous accorder un rendez vous.
• Rencontrer un sponsor et le convaincre de vous soutenir.
• Animer un débat, une conférence et y faire des interventions intelligentes.
Mais aussi … :
• Apprendre à bien exprimer vos idées, faire partager votre point de vue, argumenter pour amener une décision en votre faveur.
• Avoir des astuces pour éviter les conflits de communication que vous rencontrerez dans vos relations professionnelles, ou familiales…
• Apprendre à créer des relations de qualité avec les personnes que vous allez contacter, qui a priori n’ont ni de temps à leur consacrer, ni d’intérêt particulier à leur rendre service.
• Donner une image positive de l’école aux personnes qui vont être contactés par les étudiants.
• Présenter les « trucs et astuces » pour animer un débat/ une table ronde, & pour être un auditoire intelligent.
- Comment séduire, gagner le cœur et la sympathie d’un intervenant, comment le mettre à l’aise et le faire parler de manière intéressante.
2. Définitions & Règles de Bases :
Qu'est-ce que la communication ?
1.Une émission de message ;
2.Une Réception de message ;
3.À un moment donné ;
4.Dans un lieu donné.
Exemples de communication:
• Je te donne oralement une information que tu écoutes.
• Je te parle de travail alors que tu penses à des soucis personnels.
• Je t’écris un mot maintenant que tu lis plus tard.
• Au café, je te racontes mes problèmes personnels.
• Au travail, je te parle pendant 30 mn de mes enfants.
• Je te parles de problèmes professionnels importants et compliqués à régler, en fin de journée, à 19H00 alors que l’on est fatigué, et la famille nous attend.
Constats préliminaires :
• La communication orale : 50 % des formes de communications humaines (le reste étant la communication écrite, visuelle, tactile, olfactive…, le SOURIRE).
• Dans l’entreprise et dans la vie, 50% des problèmes à gérer proviennent d’une communication orale non optimale (le reste consistant en des difficultés techniques, commerciales, juridiques, DES REALITES A AFFRONTER… ).
• Pour réussir les projets que l’on entreprend (embauche, travail, couples, amitiés, carrière, famille), nous devons savoir atteindre le cœur de nos interlocuteurs pour gagner leur sympathie, leur affection, en un mot les séduire, pour qu’ils répondent favorablement à nos requêtes.(vs Piston).
- D’où l’importance de bien maitriser les techniques de communication orale.
Objectifs :
- Maîtriser les techniques de communication orale permet de:
• Maximiser ses chances de réussir ce que l’on entreprend avec les autres,
• Transmettre son message le plus clairement et le plus rapidement possible
• Gérer au mieux, dans le temps, la relation aux autres, en apprenant à gérer les incidents de parcours.
Que faire pour qu'une communication soit réussie ?
Il faut :
1. Structurer le message émis (30%)
2. Être en posture, en état d’écouter / de recevoir le message (50%)
3. Choisir le bon endroit (10%)
4. Choisir le bon moment (10%)
Une mauvaise communication, est très souvent due à une mauvaise écoute
A RETENIR IMPERATIVEMENT
1. Comment mieux écouter ?
1. Je fais l’effort de me concentrer sur ce qu’on me dit sans chercher à répondre.
2. Se donner quelques secondes de réflexions entre les échanges pour nous permettre de réfléchir à bien présenter sa réponse.
3. Je fais l’effort de me mettre à la place de mon interlocuteur pour comprendre son point de vue, et la situation dans laquelle il se trouve, POUR bien lui répondre.
4. Quand quelqu’un me parle, je réussis à évacuer les pensées qui me traversent l’esprit à ce moment-là.
5. J’accepte que l’avis et les paroles de l’autre puissent m’influencer, et que je puisse changer d’avis.
2. Comment mieux formuler votre message ?
• Vous assurer que vous avez bien compris ce que dit votre interlocuteur, ce qu’il demande précisément, en posant des questions.
• En prenant le temps d’intégrer ses informations dans votre réflexion
• Prendre le temps de construire la réponse dans sa tête avant de la prononcer
• Démontrer par étape en s’assurant à chaque fois de la compréhension de son interlocuteur (on est d’accord jusque-là ?)
• Parler lentement pour laisser à son interlocuteur le temps d’assimiler sa réponse
• Ne pas avoir honte de dire « Je ne sais pas » au lieu de dire n’importe quoi. Preuve de sincérité et de professionalisme.
- MARQUER DES PAUSES, ALLER DOUCEMENT ET REPONDRE CORRECTEMENT EST PREUVE D’INTELLIGENCE.
3 et 4. Choisir le moment et l'endroit...
• C’est essentiel :
1. Le temps (aussi bien pour celui qui émet ou qui reçoit)
1. En fonction de ses engagements / Rendez-vous / Réunion en cours…
2. En fonction de l’humeur de la personne, il vaut mieux reporter…
3. En fonction du jour et de l’heure (éviter le lundi matin, le vendredi après-midi).
- Toujours poser la question « Est-ce que je ne vous dérange pas? ».
2.L’endroit ( donne plus ou moins d’importance au message et donc conditionne l’écoute)
1.Dans un couloir/ dans la rue vs dans le Bureau de notre interlocuteur.
2.Des choses que l’on peut demander au tél., d’autres en face à face.
3.Devant la télévision ou dans la chambre des parents.
- Pour bien passer son message, il faut choisir les conditions optimales à son émission et à sa réception.
Quand faut-il privilégier l’écrit…?
• A l’oral, beaucoup de contraintes :
1. Effort simultané d’écoute et de réception du message de 2 personnes.
2. Les 2 personnes vivent le moment et l’endroit de l’échange différemment.
-Très souvent la communication n’est pas optimale.
• A l’écrit, d’énormes avantages :
1. MOMENT & LIEU: Vous choisissez le moment et l’endroit pour écrire.
2. FORMULATION: Vous vous imposez de clarifier vos idées avant de les écrire et corrigez la formulation si elle ne reflète pas votre idée.
3. MOMENT: La personne qui lit choisit le moment & le lieu de la lecture.
4. RECEPTION : La personne qui lit se concentre à l’idée de devoir lire. On peut relire pour mieux comprendre le message.
5. GAIN DE TEMPS :La disponibilité simultanée de 2 personnes n’est pas requise d’où un gain de temps important.
6. Le récepteur et l’émetteur, peut archiver ou diffuser le message, en temps et en lieu utiles, alors que les paroles s’envolent et font l’objet de contestation.
- Pour l’échange d’information unidirectionnel, L’écrit est un bien meilleur moyen de communiquer. (1000 fois mieux!)
Astuces
Astuce N°1
Surtout bien choisir son temps et son support…
- Souvent, le récepteur n’a ni le temps, ni l’envie d’écouter ce qu’on lui raconte, encore moins les détails.
Exemple : L’appel téléphonique et la prise de rendez vous .
- Le récepteur doit d’abord confirmer sa disponibilité, faire votre connaissance, découvrir votre attendre,
- Le récepteur doit se remettre dans le bain.
- Aller à l’essentiel, puis détailler ensuite, si on nous pose la question.
- Introduire toujours le contexte ou le dossier avant de se lancer dans des explications
Astuce N°2
Positiver, positiver et toujours positiver… Faire des compliments…
Exemple : Vendre un événement, gérer un incident, présenter un invité ou une entreprise.
- Dans la communication verbale, et surtout en public, il faut éviter d’être négatif, agressif. Il faut faire en sorte d’éviter de dire les choses désagréables.
- Toujours positiver et ne jamais faire sentir un sentiment négatif.
Astuce N°3
La politique des petits pas (préparation psychologique).
Exemple : L’invitation à participer à une conférence, ou à subventionner une opération
- Commencer par demander à son interlocuteur, des choses simples qu’il est très probablement susceptible d’accepter, et demander ce que l’on souhaite vraiment à l’issue de trois requêtes acceptées
- Mettre l’interlocuteur en posture d’accepter les premières choses qu’on va lui demander…
Astuce N°4
Le sourire et la politesse : Le 4ème pouvoir…
• Flatter, faire des compliments, encourager l’interlocuteur, permet d’avoir une meilleure écoute.
• Exemple : « Comme tu viens de le dire… »
• Multiplier les « merci », même pour rien, ça fait plaisir et cela permet de beaucoup fluidifier les échanges.
• Le « Oui, tu as peut-être raison, mais… » pour dire exactement le contraire de ce qu’il vient de dire, permet de réorienter l’interlocuteur mieux que « C’est faux, tu as tort, tu te trompes… » qui braque l’interlocuteur.
Astuce N°5
Faire la différence entre la personne et le comportement.
Exemple :
« TU T’ES TROMPE. TU AS PRIS UNE MAUVAISE DECISION. TU ES NUL ».
Il vaut mieux dire, même si c’est moins juste, mais humainement plus acceptable :
« Cette décision que nous avons prise n’est peut-être pas la meilleure, elle n’a pas donné de bons résultats, il faudrait peut-être… »
Astuce N°6
Poser des questions à l’issue d’un débat
SURTOUT éviter d’exposer longuement son point de vue, en cherchant à contredire un intervenant, et sans poser de questions…
- C’est ce que fait le plus souvent un auditoire, ce qui énerve et donne une image négatif forte de celui qui intervient.
RECOMMANDATION : Prendre le temps (3/5 mn de mettre de l’ordre dans ses idées, et de formuler sa pensée en une question simple de moins de 30 s et la répéter 2 fois ds sa tête (ou l’écrire) avant de lever la main pour intervenir.
- Commencer par remercier très rapidement l’intervenant pour « la qualité de sa prestation », et poser sa question PUIS ajouter éventuellement un ou deux éléments nouveaux qu’on souhaite ajouter. Max 1mn.
Astuce N°7
Exemple :
« LE TRAVAIL QUE J’AI FAIT EST EXCELLENT, C’EST GRACE A MOI QUE… »
- Cela dérange les autres, crée des jalousies, qui vont porter tort ensuite. Il vaut mieux dire :
« GRACE A VOS CONSEILS, ET A NOS EFFORTS, MON EQUIPE ET MOI, NOUS AVONS REUSSI A FAIRE… »
- Partager avec les autres nos succès et partager avec les autres leurs échecs, pour être agréable
- Créer un sentiment de solidarité pour le succès, partager les responsabilités pour les échecs.
Rapport du séminaire fait par Mr. Mohammed BERRADA à l'EHTP le 10/09/08


